2. 管理・PDCA・SDCA

決めた目的を達成するために、仕事を計画し、実施し、結果を確認し、必要な処置をするのが管理です。結果が悪かった人を責めるだけでは、次の仕事が良くなる仕組みは残りません。良い状態を保つ維持と、水準を引き上げる改善を組み合わせます。

予約商品の受渡し遅れを、週8件から4週間後に週2件以下へ減らす例を考えます。

段階	やること	この例で残す記録
P：Plan	現状・目標・方法・担当・期限を決める	遅れの定義、原因の仮説、試行計画
D：Do	計画を実施し事実を記録する	新しい準備表を使った日時・対象
C：Check	計画と結果を比較する	遅れ率、待ち時間、追加工数
A：Act	原因に応じ処置し次へつなぐ	継続・修正・標準化の判断

計画だけを立派に作る、実施しただけで成功とする、結果を見ず同じ案を続ける、いずれも一周していません。Checkでは良かった点と悪かった点の両方を確認します。

管理項目は、仕事の状態や結果を判断するために追う指標です。「気を付ける」ではなく、「1週間の受渡し遅れ件数」「予約件数に対する遅れ割合」など、定義と測り方をそろえます。結果の指標だけでなく、準備の完了時刻のように途中の状態も確認すると、手遅れになる前に対応できます。

改善前が400件中8件、改善後が50件中2件なら、件数は8から2へ減っていますが、割合は2%から4%へ増えています。

$$\text{遅れ割合（\%）}=\frac{\text{遅れ件数}}{\text{対象の予約件数}}\times100.$$

仕事量が異なる期間は分母を確認し、曜日や繁忙度も比較します。この結果だけで原因を新手順と断定はできませんが、「件数が減ったから改善」とする評価は不十分です。

SDCAのSはStandardize。標準に沿って仕事を実施し、守られているか・結果が適切かを確認して処置します。改善で有効性を確認した方法を標準にし、担当が変わっても維持するための循環です。

「標準どおりにやったのに結果が悪い」のか、「標準を実施できなかった」のかで調べる先が変わります。守れない標準なら、教育、道具、時間、手順の無理を確認します。標準を永遠に固定するのではなく、必要に応じPDCAで更新します。

手順を変更し、全員に配った。PDCAのどこまで進んだか？

解答・解説

計画と実施の一部までです。効果と副作用の確認（C）、採用・修正・標準化などの処置（A）が必要です。配布だけで理解・実施されたとも限りません。