16. 5Sと仕事をしやすい職場

必要な道具が見つからない、旧版の書類を使ってしまう、設備の汚れで異常を見逃す。こうした問題を減らし、品質・安全・効率を支える基盤が5Sです。片付けの一斉行事だけで終わらず、良い状態を維持できるようにします。

S	意味	具体的な行動
整理	必要なものと不要なものを分け、不要なものを処置する	旧版帳票を識別し、定めた方法で回収する
整頓	必要なものを使いやすく置く	保管場所、名称、必要数量を決める
清掃	汚れを取り、状態を点検する	汚れの発生箇所や設備の異変を見つける
清潔	整理・整頓・清掃された状態を維持する	点検の担当・頻度・基準を決める
躾（しつけ）	決めたことを守る習慣をつくる	教育、実施、相互確認を続ける

「捨てる」「並べる」「掃除する」だけでは、それぞれの目的を狭めます。特に必要な記録や機密書類を独断で廃棄しないよう、保存・廃棄のルールを確認します。

複数の旧版・新版ラベルが混在し、探す時間と誤使用が発生していました。まず必要な版を確認し、旧版を識別して処置します（整理）。現行ラベルの場所と表示、補充数量を決めます（整頓）。保管棚の汚れを取り、破損や混入がないか見ます（清掃）。

終業時の確認担当とチェック項目を決めます（清潔）。新人教育と日常の確認を続け、戻しにくい場合は置場も見直します（躾）。「元へ戻さない人が悪い」で止めず、置場が遠い、表示が分かりにくい、といった条件も改善します。

探す時間が改善前5回で合計40分、改善後5回で合計10分なら、平均は8分から2分へ減少、差は6分、改善前に対する減少率は75%です。

$$\text{減少率}=\frac{8-2}{8}\times100=75\%.$$

同じ作業や条件で比較し、短時間の観測だけで定着を断定しません。欠品、補充の手間、誤使用、安全上の影響も確認します。時間を減らすために必要な照合を省いてしまえば、目的と逆です。

ファイルの旧版識別、保存場所の統一、検索しやすい名前、更新権限、不要な複製の処置にも同じ考え方を使えます。共有フォルダを一括削除するのではなく、利用者・保存期間・復元方法を確認し、責任者の決めた運用へ落とし込みます。

5Sは標準化とSDCAを支えます。保管位置が明確なら欠品や異常を見つけやすくなり、作業のばらつきも減らしやすくなります。

不要品を棚から出し、廊下に積んだ。整理は完了したと言えるか？

解答・解説

適切な処置が完了しておらず、通路の安全も損ない得ます。保管・廃棄のルールに沿って扱い、必要な場所をふさがないようにします。